第2章 怎样更加安全高效地管理您的电子邮件

　　2.1 邮件归档的重要性

　　随着企业信息化及办公自动化的不断发展，邮件系统在企业中扮演着越来越重要的角色，邮件已经成为人们日常工作中不可或缺的一部分，也是企业中员工交流沟通及处理日常业务的重要手段。在当前随需应变的环境中，E-MAIL 已经成为各公司处理各项事务的核心工具；公司大量重要的业务信息产生并保存在邮件系统中，电子邮件已经成为企业的无比重要的信息资产。而与此同时，邮件系统中邮件的不断增长又在影响着系统的性能。企业在邮件的使用和管理方面遇到的挑战主要有：

　　邮件系统存储成本越来越高，邮件用户需要更大的邮箱空间，将近60%的公司的发展受到邮箱空间限制的影响；
　　邮件系统的升级、维护难以进行，系统性能越来越差，备份窗口变得难以忍受；
　　知识型人员的30% 的时间用于查找相关信息，检索查询所需邮件的成本十分昂贵；
　　法规遵从、邮件审计也对邮件的保存和管理提出了挑战。

　　而且邮件数据的价值也是在不断变化的，主要表现为：

　　所有邮件数据，在建立后所具有的价值并不相同 ；
　　邮件数据在业务中的价值及其服务级别要求一直都在变化 ；
　　资源的分配取决于数据价值 ；
　　数据应该在它的生命周期内被有效的管理和使用。

　　因此，如何有效的管理邮件系统中大量的邮件，提高系统的效率，使其更好的为企业服务，是目前企业面临的一个主要问题。为了增加电子邮件的价值并更好的管理电子邮件的增长和风险，企业需要一种高效，安全，智能的解决方案来提供：

　　对大量邮件信息进行的归档管理，可以适应各种归档需求，并最小化对企业业务的影响；
　　整合的到现有邮件系统的前端界面，使用户可以更方便的使用；
　　邮件检索查询功能：能有效的对归档邮件进行快速检索查询；
　　合规性功能：能够有效地应对行业或国家相关法规遵从性的要求，可以对邮件进行审计；
　　长期数据保存功能：能够有效的应对企业将来长期邮件保存的需求。

　　2.2 IBM 邮件归档解决方案简述

　　随着电子邮件成为全球企业内外部交流、信息往来的最主要方式，邮件归档也已经成为了解决电子邮件数量的快速增长的最有效的解决方案，同时，邮件归档也是企业应对法规遵从的主要手段。

　　邮件归档可用于对邮件数据进行有效的归档、备份、管理、保留和长期的访问与检索。主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移，当数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档软件把他们转移到一个文档，使之存于日常的备份窗口外，当需要时，可以快速搜索并获取所需数据。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化，中心化， 并可实现实时监测等功能。

　　基于对以上需求的研究，我们建议您使用IBM Content Collector for Email（简称ICC）作为邮件归档工具来提高企业邮件系统的效率。 IBM Content Collector for Email 对快速增长的电子邮件这一挑战而言是一个自动化、灵活且可伸缩的应对方案，它通过将邮件系统中的邮件（邮件整体或附件）归档存储到内容管理系统中，可以大大减少邮件系统管理的负担，提高邮件系统的效率；同时也能对归档的邮件进行高效的审计查询功能；并且可以充分利用IBM内容管理平台的优势，对归档的邮件内容进行高效的管理。

　　IBM Content Collector for Email 是 IBM 邮件消息系统归档和数据保存管理产品的一部分，可以让您轻松的做到：

　　使用邮箱生命周期管理缩减电子邮件服务器上的存储空间，降低邮件系统存储的压力，提高邮件系统性能；
　　通过定期的归档来管理和解决邮件数据不断增长带来的存储问题；
　　合规性功能：能够有效的应对行业或国家相关合规性及审计要求的功能；
　　通过降低备份/恢复的循环次数来帮助增加系统的可操作性和管理的有效性；
　　邮件查询功能：能有效的对归档邮件进行快速查询；
　　长期数据保存功能：能够有效的应对企业将来长期邮件保存的需求。

　　ICC是在邮件消息系统和后台归档管理系统之间的一个中间件软件，ICC本身并不存储数据或文档，它通过定义和管理什么数据要归档，什么时候归档，如何归档来实现对邮件数据的归档管理，而IBM System Storage DR550 则提供了先进的存储管理技术以实现数据保留策略的管理和执行。它非常适合归档各种各样的电子记录，包括结构化的和非结构化的数据，并可以无缝地集成 IBM Content Collector for Email 。