从最简单的步骤开始

　　现在，是企业该考虑净化自己数据的时候了。此外，制定有效的数据留存政策和指导方法对于企业净化数据的工作会很有帮助。当然，在净化数据的过程中不要大动干戈，而是要从最简单的步骤开始。

　　John Merryman建议，当企业解决数据留存问题时，尤其是开始对数据进行净化时，没有必要大动干戈。“企业不需要查看所有的数据，而是应该从应用程序或是业务层面以下的部分开始，制定政策和指导方法来决定该留下什么样的数据以及保留多久。”John Merryman说，“此外，要把政策以书面的形式表达出来，这样，理解和执行起来都会比较容易。”

　　很显然，在企业中会存在很多不同种类的数据，比如电子邮件数据、应用程序数据和文件数据等，最好能够按照一定的规则把它们分成10到30种类别，当然这种划分也不要过细。“此外，最好将规则制定得更宽泛一些，比如强调是将‘账户数据保存6年’，而不要说‘这份年度报告需要保存5年’。”Merryman建议说。

　　此外，除了将哪些数据保存是企业需要商榷的一个重要问题外，将数据保存多久也非常重要。据ESG的调查显示，在企业和组织中，文件、电子邮件以及数据库里的数据需要留存的时间在不断加长。ESG的分析师Brian Babineau介绍，大部分企业都将这几种数据留存4到10年的时间。

　　我们面前提到的西卡罗莱纳大学就是从最简单的步骤开始了自己的数据净化工作，事实证明这种方式很有效。他们首先设定了电子邮件、医疗记录和安保录像等数据留存和净化的政策，比如，校长和各学院院长的电子邮件数据保留7年，教授和普通教职员工的电子邮件数据保留3年。并且，他们把这些数据全部转移到了一个新的系统中，该系统使用的是Enterprise Vault存储管理软件以及Centera内容寻址存储阵列。

　　Zimmer介绍说，我们把数据转移到Centera内容寻址存储阵列上以后，主要存储成本减少了40%到50%。“在使用Centera磁盘阵列之前，我们主要是依靠磁带备份来保留数据的。由于是以每日快照的方式收集数据，某些数据很可能会在快照提取之后进入服务器，所以这种方式存在潜在的数据丢失风险。”Zimmer说，“即使需要的数据都能在磁带上找到，保留这些数据的成本也是非常高的，尤其是那些需要保留一年以上的数据。”

　　“并且，以前，有些时候为了给实验室寻找某个在磁带上保存着的电子邮件数据，IT部门的同事很可能要花上一个星期到两个星期的时间。”Zimmer补充说。

　　事实上，在研究Enterprise Vault能够带来多少投资回报的时候，西卡罗莱纳大学的IT部门粗略地估算了一下——以前，如果要恢复一个每月备份一次、保存了一年的员工电子邮件数据的话，起码要花费80个工时; 但在使用存储归档系统之后，这个时间将会减少到15到20分钟，而且还能确保准确无误地找到每一份电子邮件。

　　此外，现在，西卡罗莱纳大学的安保录像资料只保存30天; 而医学院病人的资料则需要在病人死后保存20年。而这些数据已经都不再保存在主存储器上，而是存档在Centera设备上，于是它们也就脱离了备份环境。