五大步骤整合信息管理
对企业信息管理的步骤严格分析后发现，企业信息管理一般分为五个步骤：
第一，统一归档
企业内部各种各样的文档可能保存在文件服务器上，也可能在邮件系统里面，员工通常使用的即时通讯工具，如MSN、yahoo中也可能保存了大量的价值信息，另外微软Share Point的企业内容管理的服务器也包含着大量的数据在里面。为了实现对这些分散的数据管理，一个很简单的方法就是做统一的归档。通过整合信息管理套件的信息捕捉将所有信息统一归档保存，成为整个信息管理软件的基础，为日后的查询和搜索提供了可能。
第二，智能分类
同时，企业信息量每年以急速的方式增长，所带来的直接影响是存储空间成本也随之增长？然而这些信息的获取是有不同价值的，这就直接引伸到制定信息分类和归档管理策略，不同的信息通过不同的存储介质保存，制定不同的安全等级和保存年限，最终的终极目的是为了方便日后的搜索和查询。整合式信息安全和归档管理套件必须要求有智能分类功能，可依据其商业价值来保存和清除内容。
企业信息管理套件在存储、搜索、保护内容时，除了软件本身需要的智能分类功能以外，同时还需要能够利用企业已经部署的ECM解决方案来定义内容保存管理。这意味着信息管理软件除了既有对Microsoft SharePoint和CA MDY的支持外，还必须提供EMC Document、IBM DB2 Content Manager、Open Text LegalKey、Open Text LiveLink、 Oracle Stellen Universal Records Manager，及CA MDY FileSurf等ECM解决方案的支持。
第三，邮件整合
鉴于微软在个人电脑操作平台以及电子邮件管理领域的领先地位，整合的信息管理软件平台必须与微软电子邮件管理平台相结合，包括支持Microsoft Exchange Server 2007，提供已减少的信箱容量、删除PST档案与配额的需求，并加速转移至Microsoft Exchange 2007。支持微软提供的桌面搜索（WDS）归档系统，这样，可通过常用简单的搜索工具来快速搜索文件、已归档的电子邮件及正使用的电子邮件。可自动获取Microsoft Live Communication Server信息归档，这样无需经由Exchange就能对所有企业即时通讯流量进行归档，可以降低服务器负载与信息丢失风险。
第四，企业级管理
随着用户对于归档解决方案的经验不断累积，并且归档解决方案的重要性与日俱增，IT企业在进行归档时必须拥有与其他基础架构应用相同的可管理性。一个整合的信息平台可帮助企业集中管理归档部署：
- 安全、基于角色的管理（Secure, Roles-based Administration）——通过控制每位管理员在相同的基础架构上进行的任务以维护其安全性，对一线的管理员分派普通任务。
- 粒度配给（Granular Provision）——根据不同的要求，为用户执行不同的归档捷径与保存策略（例如，用量大的用户、行政管理用户、移动用户，或受限员工。）
- 高级报告与监控——经由自动化、基于网页的定制诊断与操作面板以追踪归档的状态与使用情况，从而降低管理成本。
第五，查询与搜索
用户最为关注的部分实际上是查询与搜索。例如Morgan Stanley前段时间遇到的案例，一个律师公司的法律顾问希望找寻所有案例相关的邮件、档案包括相应的文档，作为法庭上的证据。然而对用户来说，这是一个非常大的挑战，如果要很好的满足这些搜索的需求，除了要捕获所有的数据，不管是电子邮件的数据还是其他的文档，还需要归档并生成目录以及一些其他的查找功能。
例如一个终端用户需要查找某些合同和相关资料，通过整合的信息管理套件，该用户可作为公司的法律顾问作全球性的搜索，同时日后也可利用某一个工作流程或者是某一个事件把相关的事情和信息关联起来。
