【IT168 专稿】归档软件的功能不仅仅只是按照企业相关规定，检查邮件的内容是否妥当（见有关“防范数据泄漏产品”的报道）。它还能帮助搜索出带有违反公司或法律相关规定内容的邮件，并把这些邮件送到人力资源代表或审计师手上。
通过关键词监管邮件内容
建立这样一个搜索系统大体上就是列出一份禁忌词汇清单，一旦清单上的词汇出现，系统就会自动执行相关操作。这些词汇包括：对人格贬损，黄色淫秽的，暗示私人信息的或一些由文字数字组成的特殊字符组合，比如个人的社会保险号或信用卡号码。
大部分的软件企业并没有一开始默认设定一份禁忌词汇清单或类别在其软件产品里，这主要是与产品责任问题有关。然而这样的清单可以从许多网站上下载，然后设定为系统的起始点。
所有这类能够辅助执行公司相关政策的软件产品都配有安装支持，如果你需要软件在安装之前就已经包括一份禁忌词汇清单而不需要公司内部的法务部门进行核准的话，负责安装支持的工程师会非常乐意帮助顾客安装一份禁忌词汇清单。
C2C, Mimosa and Symantec 三家软件公司所提供的软件功能十分强大，只有当一个以上禁忌词汇紧密出现的时候，它们才会将其识别，这样就不会因对个别单词的“断章取义”而错误启动过滤机制。
虽然所有参加测试的软件产品都轻松通过了搜索功能这部分的测试，但Atempo, GFI, Intradyn and Sunbelt 三家公司的产品在发现违禁邮件信息后，并不能自动地将信息发送到相关适当的公司监管执行部门。
这是整套系统的关键之所在，如果人力资源经理或审计执行官每天都必须手动操作执行这些搜索程序，该软件产品就无法有效地帮助公司执行相关政策。
