管理风险的降低依靠于高效的检索系统

    管理风险包括保存完整的档案、落实保存政策、证明真实性和证据力，以及保证安全性和隐私权。由于公司先前的存储管理是采用大量存储的方法，即将所有东西都存档，而且期望做到最好的保存。这种过时的管理软件就导致了大量信息缺少索引，导致了繁琐而又耗费人力的检索过程，而且无法证明存档媒介是否完整。这种无效的检索系统非常耗时，而且成本极高。新一代电子邮件存档管理软件可以核查和报告所有的存档接入和操作，可以自动掌握保存时间，还能获取所有信息数据并给它们加上索引，包括附件和信息管理服务，还能够获取实时数据，监控用户信息，并通过控制用户接入保护隐私。这种新的电子邮件存档管理软件有效的降低了企业对存储电子邮件的管理风险。

加强电子邮件存储管理的重要性

    配置新一代存档产品划的来吗？过去，一家拥有1500名员工，年收入为3.5亿美元的中型公司需要保存95%的邮件。公司每个月要执行三到五个披露请求，而每个披露请求都要花费1.5万美元到 2万美元。每年执行披露请求的支出总额大约为120万美元。在配置新一代存档软件后，公司每年执行披露请求的费用从120万美元降到了5.7万美元。费用节约了大约21倍，多么可观的数字呀！我们都知道开源与节流对于任何一家公司都是头等重要的事情。新一代存档软件帮助企业加快了披露检索，降低了存储费用，统一了电子邮件档案管理，并且提供核查和报告以证明这些档案符合证据要求。然而，那些未对电子披露进行任何准备的公司会面临什么样的问题呢？他们会面临很大的困境，甚至是灾难性的，因为那样可能会耗费几千个小时的员工劳动，还要支付数百万美元的咨询费和律师费。

    由此可见，制订、核查和执行电子披露政策，投资采购像EMC这样公司提供的技术支持，对各种规模的公司来说至关重要。按照需求保护信息、核查信息和提供信息，各种规模的公司不仅能在诉讼过程中保护自己，还能够经济有效地管理重要业务信息，以支持企业的战略发展目标。