【IT168 资讯】邮件归档是常用系统，然后我就学习及深入的研究邮件归档，在这里和大家一起探讨邮件归档的使用方法，希望对大家有用。电子邮件是企业与客户之间最重要、方便的沟通方式，由于使用普及率高，所以也被很多企业视为最重要的数据安全保护对象。

　　近年来，企业对于网络安全的意识和概念逐渐成熟，建立邮件归档管理机制对企业而言，无疑是降低营运风险与保存重要数据最必要采取的措施。建立邮件归档管理机制的原因，不同行业对于邮件归档管理的认知和机制有所不同，大致上可区分为政府机关和企业。

　　政府机关

　　普遍来说，由于没有真正法规的要求，政府机关对于邮件归档管理机制较为忽视，唯独公安安全等机关因职务上的需求和公务类型较为独特，对于邮件归档管理的概念和机制最为重视。一般来说，政府机关侧重「门面」防护，即防火墙机制，例如部署入侵检测，避免发生政府机构网页遭攻击、篡改。然而，伴随着网络安全意识的抬头，国家政府开始重视邮件归档管理，并提出前瞻性的计划，依照机关等级的不同给予规范和防护。

　　集团企业

　　以制造业为例，由于制造业往往横跨两岸三地，因此通过邮件归档管理机制进行内部控管，以了解员工使用邮件的情况是相当常见的;除此之外，企业内部也经常通过邮件管理机制来进行流量控管，包含掌握邮件发送的人数和带宽问题，以提升日常维运效率。另外，部分企业因业务需求和商业机密考虑，在避免新产品或重要信息曝光的前提下，邮件归档管理更显重要。

　　从法规遵循的方面来看，企业必须提供营运数据保存及降低营运风险相关措施。以SOX法案为例，即要求上市企业将所有电子档案和邮件纪录备份保存五年，财务相关资料需保存七年以上。换而言之，有效地将邮件数据进行分类、归档和保存，并能依据合法流程进行邮件调阅和检索等工作，更能降低企业成本和提升企业营运竞争力。并且，落实完善的邮件归档管理机制，对内可强化企业对邮件资产的保存，对外可突显企业优势，不失为营销宣传上的一大卖点，进而提升企业形象。

　　如何使用MSE/MAE来达到邮件归档整体管理的目的

　　Mail SQR Expert (简称MSE)全方位电子邮件管理专家，主要功能为邮件实时审核，为企业的电子邮件进行纪录、备份和过滤后再完成收发的动作。其产品使用原理和「净水器」大为相似，企业内部先行制定安全规则和规范，通过IT人员设置即可。内部员工所外发的邮件皆需经过MSE过滤检查，一旦邮件符合设置规则，MSE会将邮件暂时存放在系统内部，并发通知通知审核人员或部门主管进行处理;若邮件误发，系统将通知原发件人，若发现异常邮件，也能降低重要机密文件流失的风险。

　　守内安Mail Archiving Expert (简称MAE)电子邮件归档管理专家，主要功能为邮件稽核和归档。MAE的Email Copy机制能完整备份邮件数据，将数据进行分类、归档，并提供企业邮件检索和查阅的服务。在节省企业成本的原则下，精简Email储存空间，以优化系统、降低数据损坏和法律举证等三大特色，发挥产品非常好的管理成效。

　　因邮件归档延伸的空间规划问题

　　邮件归档的空间问题就如同个人计算机的空间规划一样，以个人为例，一旦计算机容量不够使用，可选择外接硬盘或刻录成光盘的储存方式加以利用。对一般企业而言，则会选择Storage做为备份的重要工具。帮助企业部署产品之后，在邮件归档的空间规划上一般可分为两大方向。一是设置时间，以三年为例，依据企业的业务需求和性质规划空间大小;其二，设置空间大小，估算使用年限。

　　一般在规划上，五年以上的数据会规划存放在磁带机，但日后需要这些数据时，要如何快速的从磁带机中倒回，并利用MAE或MSE搜寻到数据，包含服务器、硬盘、速度、存储空间该如何规划，都需建立全面的机制。

　　邮件归档的空间规划视各企业的规模、业务性质而有不同的设计和规划，最重要的是，以「量身订做」的基础架构，提供安全性、稳定性的邮件归档管理机制对企业的帮助将会是最大的。