【IT168 应用】几乎每一家大公司的共享驱动器都塞满了信息，其中许多信息自存储以来就从没被访问过。而这些文件、数字数据和垃圾存储正处在被批准和没被批准的尴尬位置。

　　信息控制的核心是使信息管理妥善、安全合理、分类得当并存储正常，以便扩大检索来满足商业或法律所需目的。在我们为客户开发的任何记录控制程序或政策的核心就是一个记录保留时间表。法律规定，法律思考和商业需求的各种类型文件被保留必要的一段时间，随后它将在“正常业务范围”中消失(即根据政策处理这些文件的律师期限)。按照下列规定的数据控制准则，一位IT主管或数据存储经理可以做“内部清除”，而不用担心被抓走或因为毁灭证据而蹲监狱。

　　灾难恢复(DR)备份是一项至关重要的工作，尽管差别很大。首先，它被称为“备份”，所以预计纪录的另一个副本出于保存记录的目的存在于企业的其他地方。其次，通常法律没有规定要“保留”指定期间内的备份(除非你在某些固定范围内，如经纪社区)。然而，如果你正在使用备份媒体去保留记录或因诉讼必须在备份媒体上找到仍然存在的发现，这就会改变分析结果。

　　记录保留四大问题初探

　　当处理数据保留时，你需要探讨记录相关的四个保留问题：获取信息、存储成本、风险和生产效率。如果你有条理地看一看每一个问题，你很快就会明白为什么永远保留所有信息并不是一个明智的决定。

　　获取信息问题：据IDC称，今年我们将创造1,800艾字节的数据(注：1艾字节大致相当于时长为50000年连续电影的数据)。去年，用户创建了这个新数据量的50%左右。但是，轻而易举地获取已知信息已经成为一项挑战，即便用上今天最强大的搜索工具。从迅速增长的数据量里找到重要的业务记录，是一项更艰巨的任务。如果信息经济的商业成功是基于对信息的获取，那么你的这种旧思想会使你的企业无能为力。积极主动地克制这个问题。

　　存储成本问题：数据存储成本可能会下降，但这只是整体成本分析结果的因素之一。如果普通工作者每年花费近一个月的时间去寻找所需的业务记录，那么这会在数据搜索上浪费所有薪水的十二分之一。从新的硬盘到数据迁移，聘请技术专家，软件许可证费用和电力费用，保留所有数据的软硬成本都需要进算在内。因此，仅仅因为存储的单独成本变得越来越便宜，并不意味着你的企业会节省开支并保留更多信息。

　　风险问题：永远保留所有信息意味着，当你需要找到某些商业信息以满足客户查询或监管机构的要求时，更大的可能性是你将无法及时找到信息，或无法得到你手上所有相关材料。在诉讼方面，保留所有信息意味着电子发现将更加昂贵，而且风险较大。例如，假设有一个正在进行的产品责任诉讼，几年前的草案文件是本案的关键证据。如果这些记录保留政策是正确且被遵守，那么草案文件将早已不复存在。现在起草人已经证明在这一论题上并不是他们最终想法的旧取代文件扮演着不必存在的中心作用。

　　有律师会建议你保留诉讼的所有数据。但除非法院或监管机构授权这样的行动，保留所有信息直到官司结束使企业处于一种永远比内部清除占先的风险形式。例如，几年前有一个公司，因为在这种情况下毁灭证据而受到处罚。诉讼甲这家公司决定停止循环利用过时的备份磁盘。然后，诉讼乙在甲公司诉讼结束之前提起诉讼。诉讼甲没有查看保护的信息是否与诉讼乙有关，就去掉了这些信息。因为他们没有查看是否有任何相关信息，所以法院认为他们要为销毁证据负责。一旦你开始以“保留一切”为模式，就很难解约。

　　生产效率问题：浪费时间照顾老的不必要的数据，无论是IT专业人士还是任何雇员，都需要从核心业务工作中抽出时间。尽可能地使你的业务更加有效率和简化，这意味着你必须保留你需要的信息，删除其余没用的信息。

　　但是，没决定何种信息必须存在，多久能够转化为主要成本，可能考虑不到的风险问题，这当然不会是你企业的最大利益。