IT部门应该与法律专家合作，尽可能避免保存那些不必要的数据，从而避免存储资源的浪费。
【IT168 技术】根据IDC的研究，2008年全球生产出的信息量已经超过现有所有可用存储设备(包括所有的硬盘、磁带、CD、DVD和SSD)的容量总和。同时，要求企业保存各种数据的法律和规定也越来越多。比如，在美国随着民事诉讼联邦规则(Federal Rules of Civil Procedure)修订版的出台，对数据保存提出了更为严格的要求，人们在数据的保存方面变得更为谨慎小心，有的甚至提出“保存一切”的口号。
应该说，对法律的不了解以及IT部门和法律事务部门缺乏沟通是形成这种局面的主要原因，最终由IT部门实施了“保存一切”的结果。的确，即使面临信息爆炸性增加的局面，但是大多数(至少70%)的公司仍然没有制定有效的数据保存策略以对数据进行全生命周期的管理。结果，数据管理成本和诉讼成本越来越高，严重的甚至达到数百万美元，使得成本控制日益艰难。
实际上，公司是完全有机会节约相当大一部分数据管理成本以及相应的存储成本的，只是由于存在很多误区或者不好的数据处理习惯妨碍了企业节约这部分成本，因而我们需要重新思考这些问题。以下就是最常见的一些错误观点。
误区1:我们必须保存所有的数据。
事实: 没有哪个法律和规定要求必须保存所有数据。
通常，IT部门承受很大压力，他们觉得必须保留一切数据，因为法律要求如此。事实上，到目前为止还没有哪个法律(即使在美国)要求所有信息都必须保留。的确，公司有责任保留那些与诉讼有关的数据以及政府部门有明确规定需要保留的数据。而实际上，大多数公司保留的数据远远超过了这些规定的要求。很多时候，公司会把经营过程中的所有信息，从电子表单到电子邮件都保存起来。因为他们没有与IT部门进行有效的沟通，以明确哪些数据必须保存而哪些不用保存。而那些集合了法律事务、IT部门和业务部门，制定出严格和全面的数据保存流程的公司则在这方面做得有效率得多，有效杜绝了数据的过度保存现象。
误解2:存储很便宜。
事实:数据的存储成本很高。
存储数据的实际成本比我们想象的要高得多，厂商宣传的每GB多少钱常常只是存储介质本身的费用。实际上，“保存一切”不仅增加了管理成本，也增加了以后数据搜索的成本。这会带来两个后果，一个是降低了业务系统的运行效率，进而降低企业的生产效率; 另一个后果是，以后如果法律要求批量处理这些数据，比如需要把它们转化成符合规定的格式，工作量就会相应地增加。有时在一起法律纠纷中仅仅是一位员工的数据其处理成本—总成本就可能高达上万美元。
因此，保存数据的真实成本远不是我们常听说的每GB存储介质的成本，实际上它要高得多。它还包括管理几代数据以及数据的各种类型、给IT新增的挑战性以及在数据发现和搜索上新增的成本，这些都可能对企业的盈利带来负面影响。
误区3:我们无法区别哪些数据有用、哪些没用。
事实: 通过采用系统化的方法，IT部门是可以区别哪些数据有用还是没用的。
数据要保存和管理只有两个原因，一个是这些数据有价值，对公司经营有帮助或者是经营必需，另一个是法律要求必须保存。因此，了解数据的业务价值和跟踪法律方面的相关要求，然后把这些要求与公司日常活动的工作流程(包括业务人员、律师和IT部门)结合起来，正如CRM系统会整合公司市场部、销售部、客服部等多个部门关于某个客户的信息一样。
其中，最基本的要素是需要有一个跨各个业务部门的数据保存制度、一个关于数据源的目录和与之相关的来自IT部门的数据管理流程以及在法律上关于数据保存方面的有关规定。把法律规定和数据的业务价值结合起来，IT部门就可以比较准确地判断出数据的价值，进而拿出一个比较合理的数据治理流程。
误解4: 这个工作太难，不可能做得很好。
事实:如果等明年再做这件事会更难，因此最好现在就开始行动。
要改变数据保存的策略可能是一件非常困难的事情，需要在整个企业范围内沟通协调。比如会涉及法律方面的问题、还需要重新向法律事务部门、IT部门等多个部门申请。然而，随着数据管理成本的上升，特别是一些特大型企业，成本有可能上千万美元，已经成为一件必须开始着手的事情了。
好消息是，企业只要开始行动，通常就能马上见到效益。下面这些都是一些可以着手进行的地方，比如，一些离职员工保存的数据，老旧磁带机的备份、已经停用的交易系统实例和相关数据，一些过了保存期的数据，没有规定必须保存的邮件以及一些冗余的系统等。另外，对数据进行分类以及尽量让数据清理工作自动化效果可能更显著。
那么，究竟该从哪里开始?首先，IT部门需要和法律事务部门坐到一起制定一个系统的方案，保证法律要求保存的数据必须保存下来，而且要让整个组织都对此了解。CIO应该要求法律事务部门对需要保存的所有信息进行全面的评估，不仅涉及组织的各种经营活动，也包括组织的资产数据、员工信息。一旦IT部门拿到这些明确要求之后，就可以制定一个有效的数据保存策略和步骤，从而既尽可能减少浪费又确保必须保存的数据都可靠地保存下来了。
