【IT168 资讯】CA公司高级副总裁兼信息管理业务部总经理Galina Datskovsky回想起上个世纪九十年代企业开始接受电子邮件时的情形就感到好笑，当时有些企业的老板和高管甚至发誓再也不让员工使用电子邮件。 

　　她说："我有一位律师朋友曾对我说，‘我永远也不会让电子邮件在我这里出现。'如果有什么东西要交给我，他们可以传真给我。’" 十多年过去了，这位朋友现在已经随身携带黑莓手机了。

　　正如电子邮件曾在上个世纪九十年代令许多企业为如何获取、存储、管理和检索电子邮件信息而担忧一样，现在的社群网站和应用软件如Facebook、即时通讯和Twitter也让企业感到头疼。 然而正如Datskovsky所说的，社群网就象电子邮件一样，是一波无法遏制的浪潮。

　　那么管理社交媒体和即时网络的关键是什么？ 她说，象鸵鸟那样把头埋进沙子，完全忽视这个问题肯定是不行的，而是应该从安全、保密、生产力和带宽等几个方面去考虑一下社交媒体背后的含意，并且围绕社交媒体的应用制定相关政策。

工作场合的友好社交媒体

　　对于包括CA在内的许多企业而言，它们处理Facebook和LinkedIn这样的网站以及即时通讯和Twitter的解决方案目前还仅限于拦截。但是Datskovsky认为，这种被动的解决方法是短视而且不切实际的。

　　她解释说："社会上新生的劳动力因为种种原因已经习惯于使用这类工具。社会压力将推动企业向着接受这些工具的方向发展，这些工具最终将进入正式工作场合。"

　　正如以前企业因为电子邮件对于电子发现和合规性的重要性而不得不接受电子邮件一样，它们现在应该以同样的心态来对待社群网应用，围绕社群网的应用建立相关政策，选择相关软件来正确地使用和管理它们。Datskovsky表示："我认为这其实没有什么新东西， 只是一套新工具而已。"

　　她说："人们已经明显接受了电子邮件给企业带来的好处，再也不会去想放弃使用电子邮件。"现在，少数企业已经看到社群网在推动公司业务发展和保持员工联络方面带来的好处。

Salesforce.com就是先例

　　问题是由谁来控制那些保存在别人的服务器上的信息。那些信息是属于社群网、输入信息的人还是员工的老板？ Datskovsky指出，虽然有Salesforce.com的服务型软件/云计算CRM工具这个先例，但是这个问题还是很难说或者难以明确的。

　　Salesforce.com为5.18万个客户管理着信息。那些信息都储存在Salesforce.com的服务器上，但是客户们随时都可以存取它们的信息。 Datskovsky说："Salesforce.com保存和管理的那些信息明确属于生产它们的公司的资产，哪怕它们没有保存和备份在那些公司自己的服务器上。 而且，法庭也会明确地将那些信息划为那些公司的资产。"

　　因此她表示，从技术上来说，企业可以象Salesforce.com那样去处理Facebook和LinkedIn等社群网站在办公场合的应用和管理，企业可以与那些网站签订协议，购买一定容量的永远由企业控制的存储空间。但是保密问题和决定内容的取舍的问题仍然没有解决，这些问题同样非常重要。

数据保密和企业机密

　　现在，你可能会发现某些人自称是某个企业的员工，但是他们在Facebook等网站上却没有标明自己的专业联络方式。因为这正是许多企业担心的一个问题。

　　实际上，人们可以在Facebook网站上随意填写自己的企业信息或对企业发表评论，他们认为企业永远也不会知道或者根本就不会在乎他们的这种行为。但是Datskovsky表示，这可能蕴含着巨大的问题，尤其是当有些员工私自泄露企业机密时，问题可能就更加严重了。

　　为了处理和避免发生这种涉及保密问题的诉讼，企业必须制定相关政策，规定哪些信息是可以公开的，哪些信息是不能公开的，同时应教育员工注意保密。这一点极其重要。

　　企业制定的政策至少应包括"企业的任何资料都不允许发布在个人网站上，如果你的名字与企业相关，请不要发布一些不适宜的信息。"这样的内容。企业还应向员工解释清楚企业认为哪些信息或情报是不适宜的。

　　企业还应制定相关政策来明确规定员工应如何为了商业目的去使用Facebook和LinkedIn那样的社群网站，此外还应与那些社群网站取得联系，确保企业或下属员工发布的任何信息都属于企业所有，因为企业必须清楚，那些信息都将作为电子发现的一部分内容而出现在法庭上。

即时通讯与Twitter中蕴含的风险

　　同样，企业还需制定一些与即时通讯和Twitter有关的政策。

　　许多企业尤其是财经服务行业的企业规定员工不得使用外部即时通讯服务，因为那会引发安全、保密和电子发现的问题。因为根据证券交易委员会法规第17条a-4款规定，即时通讯类信息属于企业正式通讯的部分内容，因此必须将那些信息保留三年的时间，而且应随时可查。 如果企业使用外部即时通讯服务，那就可能给企业带来巨大的问题。因此财经服务行业的企业和其他许多企业通常都禁止或不允许员工使用即时通讯服务。 但是事情也不是绝对的。

　　例如，企业可以自己开发即时通讯服务，他们可以将即时通讯的内容保存在企业服务器上，管理员可以根据需要随时检索那些信息。对于那些喜欢使用外部服务的企业来说，它们可以与即时通讯服务供应商达成协议，比如采用象Salesforce.com那样的方法，这样所有的即时通讯信息最终都在企业的控制之中。 Datskovsky表示，关键是企业不希望看到员工随意、不受控制地使用即时通讯服务，那样它们就无法监控了。

　　她补充说，企业们应该为Twitter制定类似的政策，教育员工三思而后行，因为员工们在Twitter上发布的任何信息都可能在某个时间被检索出来并被呈上法庭。Datskovsky表示，她会让同事定期提醒她这一点。

不管你决定做什么，都不必慌张

　　当被问及她对如何在办公环境下处理社交媒体的建议时，Datskovsky立刻回答说不必慌张。她说："处理社交媒体的方法就跟处理其他应用的方法一样。 制定好相关政策，然后再以一种适当的、深思熟虑的方式来贯彻它。只要这么做，你就没什么可担心的。"

　　她重申，关键是先要明确地制定出使用社交媒体的政策。她说，只要制定出员工能够坚持的好政策，剩下的事情就好办了。 就象电子邮件一样，我们可能会发现许多厂商会在近期推出各种各样的解决方案，以帮助企业管理社交媒体。到那时，你可以再去查看一下CA的信息管理网页以及信息管理博客，了解更多有关信息。