有序管理：个人文件的存储规范

商业用户所需要处理的数据量并不大，因此剩余空间并非是最主要的问题，而是妥善合理的安排。如果数据存储结构不合理的话，一定会造成混乱，而且新老版本之间容易混淆。更为重要的是，商业用户的办公地点并不固定，很可能是公司电脑、笔记本、家中电脑的三位一体，因此如何同一协调也十分关键。

尽管目前有各种软件可以帮助用户管理文件，但是客观而言没有一款能够令人完全满意，因为各人的需求不同。事实上，简单地使用目录就能达到很好的管理效果。如果每天需要处理的资料很多的话，建议首先按照月份来建立目录。大家可以在每个月一号新建一个目录，如在1月1日新建“1月资料”这一目录，然后当月的所有资料都存放于该目录。以后一旦要查找以前的资料，只要记得是合适建立的即可快速定位，不至于在整个浩大的硬盘中盲目寻找。对于通常接触的客户、领导等，大家还可以在以月份命名的目录中新建子目录。如针对领导的报告可以保存于“报告”这一子目录等。当然，具体的目录使用还是要因人而宜，我们只是抛砖引玉。才外，重要的数据应该不要存放于C盘，这样可以避免一些黑客程序与病毒的攻击，相对安全一些。

在公司电脑、笔记本、家中电脑中来回切换就会遇到数据迁移的问题。有时一个文档编辑到一半，回家时必须将该文档带着才能继续工作。毫无疑问，移动存储是非常好的的解决方案。目前USB闪存盘无论在价格、稳定性、速度方面都有非常不错的综合表现，我们对此极力推荐。为了避免数据迁移时版本的冲突，甚至不慎用旧版本覆盖新版本，我们推荐大家安装JfileSyn这款软件。如今移动存储工具日益普遍，使用中往往会遇到需要文件夹同步的情况，JFileSyn软件是一款简单易用的文件夹同步工具，可以成为广大移动硬盘用户的好帮手。启动JFileSyn程序，其界面如下图所示。分别设定好源文件夹与目标文件夹之后，将“目标文件最后修改时间”指定为“小于源文件”，这样只要文件经过操作就会被更新到目标路径。当然，使用这一功能的前提是主机的计算机时钟必须足够准确，否则会造成同步操作失败。

利用JfileSyn的同步功能，大家可以针对本地硬盘以及移动硬盘中的关键文件夹进行同步。以QQ聊天记录为例，只要设置QQ安装目录下的QQ号文件夹作为源文件夹与目标文件夹即可，每次拔下与插上移动硬盘前后，执行一遍JfileSyn的同步功能即可保持QQ聊天记录丝毫不会因为在多个地方保存而有任何遗漏。同样，这项功能也可以用来同步Foxmail中的邮件，只不过此时分别指定以帐户为命名的文件夹。